Kā ieplānot dziļo darbu un pabeigt vienu svarīgu uzdevumu

Dziļais darbs nav sacensība par visgarāko darba dienu. Tā ir apzināti pasargāta laika daļa vienam uzdevumam, kurā samazināt pārslēgšanos, paziņojumus un nepamatoti optimistiskus termiņus. Šī pieeja vislabāk noder rakstīšanai, analīzei, programmēšanai, plānošanai un citiem darbiem, kuros rezultātu nosaka koncentrēšanās.

Dažās profesijās šo metodi nevar piemērot pilnā apjomā. Klientu atbalsts, dežūras, neatliekami jautājumi un darbs komandā ar nepārtrauktu saziņu prasa elastību. Arī tad var izmantot īsākus koncentrēšanās posmus, iepriekš norādot, kad esat sasniedzams.

Sāciet ar vienu rezultātu, nevis garu uzdevumu sarakstu

Dziļā darba blokā izvēlieties vienu prioritāti, kurai dienas beigās var nosaukt redzamu rezultātu. Formulējums “strādāt pie prezentācijas” ir pārāk plašs. Labāk: “sagatavot prezentācijas pirmās sešas slaidu lapas” vai “uzrakstīt projekta piedāvājuma ievadu un budžeta melnrakstu”.

Vienai prioritātei nav jābūt vienīgajam dienas darbam. Tā ir svarīgākā lieta, kurai piešķirat savu labāko uzmanību, pirms sīkāki pienākumi to sadala gabalos. Ja uzdevums šķiet pārāk liels, sadaliet to nākamajā fiziski paveicamajā darbībā.

Pirms bloka sākuma pierakstiet trīs lietas:

• ko tieši būsiet pabeidzis;
• cik ilgi strādāsiet;
• kas šajā laikā drīkst jūs pārtraukt.

Šis īsais lēmums palīdz nepārvērst koncentrēšanās laiku par nepārtrauktu prioritāšu pārvērtēšanu.

Sagatavojiet vidi, kas neatgādina par katru jaunu ziņu

Paziņojumi bieži vien nepatērē daudz laika paši par sevi, taču tie izjauc domas pavedienu. Tāpēc nepietiek vienkārši apsolīt sev nepaskatīties telefonā. Samaziniet iespēju, ka traucēklis nonāks jūsu redzeslokā.

Nolieciet telefonu ārpus rokas stiepiena attālumā vai ar ekrānu uz leju. Datorā aizveriet sarakstes, sociālos tīklus un nevajadzīgās pārlūka cilnes. Ieslēdziet režīmu “Netraucēt”, atstājot caurlaidi tikai cilvēkiem vai kanāliem, kas saistīti ar patiešām steidzamām situācijām.

Iepriekš paziņojiet par savu nepieejamību

Ja jūsu darbā nepieciešama ātra reakcija, klusums nedrīkst būt pārsteigums kolēģiem vai klientiem. Pirms darba bloka nosūtiet īsu ziņu: “Līdz plkst. 11.00 strādāju pie piedāvājuma; steidzamā gadījumā zvaniet.” Tas samazina vajadzību ik pēc dažām minūtēm pārbaudīt ienākošo pastu.

Sagatavojiet arī darba virsmu. Atveriet nepieciešamo dokumentu, pierakstiet pirmo soli un sagādājiet ūdeni, piezīmes vai citus materiālus. Jo mazāk iemeslu piecelties vai meklēt, jo vieglāk palikt pie uzdevuma.

Izvēlieties reālistisku laika bloku

Dziļajam darbam nav universāla ilguma. Dažiem pietiek ar 25–40 minūtēm, citiem noder 60 vai 90 minūšu posms. Sāciet ar tik ilgu bloku, kuru varat pasargāt bez saspringtas cīņas ar kalendāru un pienākumiem.

Svarīgākais ir noteikt beigu laiku. Atvērts solījums “darīt, līdz pabeigšu” var radīt nogurumu un atlikšanu, īpaši sarežģīta uzdevuma sākumā. Konkrēts laika bloks piešķir darbam robežu un palīdz sākt.

Parauga ritms var izskatīties šādi:

• 08.30–08.40: sagatavošanās un konkrēta rezultāta definēšana;
• 08.40–09.30: koncentrēts darbs bez paziņojumiem;
• 09.30–09.40: pauze un īss progresa pieraksts;
• 09.40–10.10: turpinājums vai nākamais mazais solis.

Nav nepieciešams katru dienu ieplānot vairākus šādus posmus. Viens uzticami izpildīts bloks bieži dod vairāk nekā četri teorētiski ieraksti kalendārā.

Darba blokā netiecieties pēc perfekta procesa

Kad laika bloks sākas, pievērsieties vienīgi izvēlētajam rezultātam. Ja prātā ienāk cita ideja, neatbildēts e-pasts vai mājas pienākums, pierakstiet to blakus lapā un atgriezieties pie darba. Šādi doma netiek pazaudēta, bet tā arī nekļūst par jaunu pārslēgšanās iemeslu.

Noderīgs princips ir atšķirt darbu no darba imitācijas. Dokumentu kārtošana, bezmērķīga informācijas meklēšana vai desmitkārtēja fonta maiņa var radīt aizņemtības sajūtu, tomēr nepietuvina galvenajam rezultātam. Ik pēc brīža pajautājiet sev: “Vai mans nākamais klikšķis palīdz pabeigt izvēlēto uzdevumu?”

Ja iestrēgstat, nesāciet automātiski pārbaudīt ziņas. Tā vietā samaziniet uzdevumu: uzrakstiet vienu teikumu, izveidojiet virsrakstus, atrodiet vienu nepieciešamo skaitli vai noformulējiet jautājumu, uz kuru jāatbild. Mazāks solis atjauno kustību.

Pēc darba īsi izvērtējiet progresu

Bloka beigās pietiek ar divām vai trim minūtēm. Atzīmējiet, kas ir pabeigts, kur apstājāties un kāds būs nākamais sākuma punkts. Tas pasargā nākamo darba sesiju no garas ieskriešanās.

Varat izmantot šādu īsu izvērtējumu:

• Vai sasniedzu iecerēto rezultātu?
• Kas visvairāk traucēja koncentrēties?
• Vai bloka ilgums bija piemērots?
• Kāds ir pirmais solis nākamajā reizē?

Ja uzdevums netika pabeigts, tas nenozīmē, ka bloks ir neizdevies. Iespējams, sākotnējais apjoms bija par lielu, vajadzēja vairāk informācijas vai darba laikā radās neparedzēts steidzams jautājums. Pielāgojiet nākamo termiņu, nevis mēģiniet atgūt laiku ar nerealistisku solījumu.

Kad dziļā darba metode jāpielāgo

Metode nav domāta, lai ignorētu cilvēkus, drošības jautājumus vai klientu vajadzības. Ja esat dežurā, vadāt komandu krīzes situācijā vai atbildat par neatliekamiem pakalpojumiem, nosakiet īsākus blokus un skaidru eskalācijas ceļu.

Arī radošā darbā koncentrēšanās ne vienmēr nozīmē nepārtrauktu sēdēšanu pie ekrāna. Dažreiz labākais nākamais solis ir pastaiga, saruna ar kolēģi vai materiālu sakārtošana. Galvenais ir apzināti izvēlēties darbību, nevis ļaut paziņojumiem izvēlēties jūsu uzmanību.

Nākamajā darba dienā izvēlieties vienu nozīmīgu uzdevumu un rezervējiet tam vienu iespējamu laika bloku. Pēc dažām nedēļām būs vieglāk saprast, kurā dienas laikā jums koncentrēšanās izdodas vislabāk un kāds ilgums ir patiesi reālistisks.

Avots: Editorial research